Em um ambiente corporativo cada vez mais digital, a gestão de contratos e documentos tornou-se uma área crítica para a integridade e segurança das organizações. Infelizmente, onde há informação sensível e falta de controle, existem riscos de fraudes elevados.
E esses riscos não são teóricos: segundo a PwC, 46% das empresas em todo o mundo relataram sofrer algum tipo de crime econômico, sendo as fraudes documentais uma das mais recorrentes.
Mas afinal, como as falhas na gestão documental abrem espaço para fraudes – e o que sua empresa pode fazer para evitá-las
Boa leitura!
Para início de conversa, o que é fraude?
Fraudes corporativas não são apenas desvios financeiros diretos. Elas incluem desde pequenas ações, como o uso indevido de recursos da empresa, até esquemas mais elaborados envolvendo contratos, reembolsos ou falsificação de documentos. Muitas vezes, essas práticas passam despercebidas, especialmente quando não existe uma política clara de integridade e um sistema de controle eficaz.
Vale lembrar: qualquer ato ou omissão que gere prejuízo financeiro a uma organização, seja ele intencional ou não, configura fraude. E seus impactos vão muito além da área financeira. Em casos de corrupção, por exemplo, os danos se estendem à reputação da empresa, comprometem a confiança de clientes e investidores e podem desencadear crises institucionais.
Por isso, a prevenção de fraudes deve ser vista como um investimento em segurança, transparência e sustentabilidade do negócio.
A falta de controle e seus perigos
A ausência de um sistema estruturado para controlar contratos e documentos pode levar a consequências sérias. Arquivos armazenados em locais físicos sem rastreabilidade, assinaturas manuais sem autenticação, troca de versões por e-mail e falta de clareza sobre prazos e responsabilidades criam um terreno fértil para fraudes – muitas vezes internas.
Funcionários mal-intencionados podem alterar cláusulas, omitir informações ou mesmo falsificar documentos. Já do lado externo, a exposição de dados sensíveis pode resultar em roubo de identidade, golpes financeiros e prejuízos judiciais. Além disso, o não cumprimento de requisitos legais, como os da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), pode resultar em multas e danos à reputação da empresa.
5 estratégias para reduzir riscos de fraudes na gestão documental
A boa notícia é que, com tecnologia e processos bem definidos, é possível fortalecer a segurança documental e reduzir significativamente as chances de fraude. Veja as principais estratégias:
Digitalização e centralização de documentos
Migrar para uma gestão digital de contratos é o primeiro passo. Sistemas especializados permitem o armazenamento em nuvem com acesso seguro, categorização inteligente, filtros de busca, e controle de versões. Além de aumentar a produtividade, isso reduz o extravio e o uso indevido de arquivos.
Automação com rastreabilidade
Ao automatizar tarefas como envio, aprovação e arquivamento de contratos, você garante padronização e elimina falhas humanas. Soluções com logs de auditoria e trilhas de acesso possibilitam rastrear exatamente quem fez o quê e quando um fator crucial na prevenção de fraudes.
Assinaturas digitais com validade jurídica
As assinaturas eletrônicas e digitais certificadas (como as emitidas via ICP-Brasil) garantem autenticidade, integridade e validade legal dos contratos. Diferente das assinaturas manuscritas, elas não podem ser forjadas ou adulteradas facilmente, e ainda dispensam reconhecimento em cartório.
Controles de acesso e permissões
Defina perfis de acesso baseados em função, necessidade e nível de autoridade. Com controle granular de permissões, você evita que documentos sensíveis sejam vistos ou alterados por pessoas não autorizadas. Sistemas com autenticação multifator (MFA) e criptografia de ponta são ainda mais seguros.
Compliance, LGPD e conformidade fiscal
Manter a conformidade com legislações como a LGPD e as normas fiscais é essencial. Uma boa gestão documental permite proteger dados pessoais, prontuários, propostas comerciais, notas fiscais e contratos, garantindo que todos os fluxos estejam dentro da legalidade.
O papel da tecnologia na prevenção de fraudes
Softwares de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e plataformas de automação de contratos são aliados poderosos. Soluções como as da pollvo, por exemplo, utilizam automação, IA e integrações com sistemas fiscais e jurídicos para garantir segurança, agilidade e conformidade em todos os processos documentais.
Essas ferramentas permitem monitorar contratos em tempo real, emitir alertas sobre prazos, aplicar regras de compliance e gerar relatórios detalhados, tudo com precisão e sem burocracia.
Por que sua empresa deve agir agora?
A prevenção é sempre mais econômica do que lidar com fraudes consolidadas. Além de reduzir riscos, a gestão inteligente de contratos e documentos promove transparência, acelera negociações, fortalece a confiança de parceiros e protege a reputação da sua marca.
O grande desafio está em identificar todas as brechas e pontos vulneráveis. Em especial nas pequenas e médias empresas, onde o acúmulo de funções e a falta de processos estruturados tornam o ambiente mais suscetível a falhas. Por isso, agir de forma preventiva, com base em informação e conhecimento, é o caminho mais seguro.
No atual cenário digital, reduzir riscos de fraudes na gestão documental é uma ação estratégica e urgente. Com o apoio da tecnologia, sua empresa pode transformar um ponto vulnerável em uma fortaleza de integridade e eficiência.
